skip to Main Content

Как правильно написать гарантийное письмо. Образцы гарантийных писем.

Как правильно написать гарантийное письмоГарантийное письмо – обязательство лица выполнить условия договора перед другим лицом. Есть письма о выполнении работ, отгрузке и о поставке товара, оказании тех или иных услуг. В законодательстве РФ отсутствуют правила, регламентирующие составление таких документов. Необходимо придерживаться норм делопроизводства и использовать при составлении текста конкретные, однозначные формулировки. Рассмотрим, как написать гарантийное письмо.

Основные положения

Гарантийное письмо – вид деловой переписки между юрлицами. Документ в письменной форме подтверждает намерение адресанта выполнить обязательства, условия в заранее определенные сроки и в запрашиваемых стороной объемах. Подобное подтверждение используется, если стандартной договоренности недостаточно. Также обычно гарантийное письмо применяется, если заключение стандартного договора по каким-либо причинам нецелесообразно.

Преимущество гарантийного письма состоит в том, что не нужно оформлять документ, требующий подписи обоих участников сделки. Если дело дойдет до судебных разбирательств, то судебные инстанции признают гарантийные письма наравне с оформленными и подписанными договорами.

Однако есть и минусы:

  • рассматриваемые письма – небольшие по объему документы, поэтому подробно описать все условия, права и обязательства не получится;
  • процедуры, порядок действий и иные аналогичные моменты не прописываются;
  • не всегда указывается конкретная ответственность сторон.

Договорные отношения, возникшие после написания гарантийных писем, правомерны, однако могут возникнуть спорные ситуации, которые потребуют обращения в суд.

Наши эксперты знают ответ на Ваш вопрос
Хотите решить свою проблему? Бесплатно проконсультируйтесь у нашего юриста по форме или по номерам телефонов:

Разновидности гарантийных писем

Виды таких документов зависят от сути обязательств, которые намерена исполнить компания.

Об оплате счета, задолженности

Подобные документы – наиболее распространенные. Гарантийное письмо от организации об оплате, образец которого представлен в конце статьи, свидетельствует о том, что компания приняла на себя обязательство по оплате товаров, услуг или задолженности в определенные сроки.

Письма о погашении долга могут составляться как при наличии, так и при отсутствии задолженности – например, если для бесперебойной работы компании нужно купить сырье, однако на текущий момент у нее не хватает финансовых возможностей для его оплаты.

Об отгрузке товаров, оказании услуг, проведении работ

Такое письмо устанавливает намерение компании отгрузить товар, выполнить работы, услуги. В документе необходимо указать объект поставки, конкретную услугу, а также дату выполнения обязательства. Некоторые дополнительно указывают в письме ответственность за невыполнение обязательств, срывы сроков – например, штрафные санкции или пени.

О приеме на работу

Это официальное письмо содержит гарантию оформления трудового договора работодателя с будущим подчиненным. Обычно оно составляется для подачи документов в ФМС для лиц-мигрантов.

Также нередко гарантийное письмо работодателя о приеме на работу необходимо для тех заключенных, которые отбыли 2/3 срока своего наказания и просят освободить их досрочно. Поиск трудоустройства, запрос документов организуется через центр занятости населения.

В письме необходимо указать согласие работодателя на принятие на работу сотрудника, готовность обеспечить его конкретной должностью. Также рекомендуется прописать трудовые, социальные и прочие гарантии, которые получит подчиненный.

На юридический адрес

Юридический адрес компании – адрес нахождения ее руководителя. Данные сведения указываются в заявлении P11001 и в дальнейшем будут проверяться сотрудниками ФНС. До создания компании фактического адреса у нее еще не существует. Учредители только гарантируют тот факт, что после регистрации ООО отделение компании будет функционировать по адресу, который указан в заявлении. Для бизнеса арендуют нежилое помещение, однако нельзя оформить арендный договор с не существующей в действительности компанией.

Достоверность юридического адреса подтверждается так: собственник помещения пишет гарантийное письмо о том, что он предоставляет учредителю юридический адрес. В дальнейшем сотрудник налоговой инспекции звонит по указанному в документе номеру. Если он не получит ответ или подтверждение гарантии от собственника помещения, то указанный в письме адрес будет признан недостоверным, и заявитель получит отказ в регистрации компании.

Как написать гарантийное письмо

Единого образца для составления этого документа нет. Однако в письме необходимо в обязательном порядке указать следующие сведения:

  • название, реквизиты организаций – участников договоренности;
  • дата написания текста;
  • № исходящего документа;
  • название документа (можно сразу указывать тему письма без заголовка «гарантийное письмо»);
  • описание обязательств, основания для их появления, срок осуществления взятых на себя обязательств;
  • реквизиты расчетного счета;
  • ссылка на договор;
  • сумма штрафа при нарушении взятых на себя обязательств (опционально);
  • подпись руководителя, иного уполномоченного сотрудника;
  • печать компании при ее наличии.

В зависимости от вида гарантийного письма может возникнуть необходимость указать дополнительные сведения. Так, в письме о предоставлении юридического адреса собственник помещения должен прописать:

  • полный и подробный адрес коммерческого помещения (в том числе почтовый индекс, населенный пункт);
  • характеристики помещения – площадь, этажность и т. д.;
  • полные ФИО руководителя, наименование еще не зарегистрированной компании;
  • сведения о себе, актуальные контактные данные, по которым с ним свяжутся сотрудники ФНС;
  • гарантия оформления арендного договора после регистрации ООО;
  • ссылка на прикладываемый документ о праве собственности на помещение (выписка из ЕГРН, копия свидетельства).

В письмах на оплату услуг, работ, товаров, задолженностей должны быть подписи как руководителя или должностного лица (адресанта), так и главного бухгалтера или финансового директора.

Необходимо избегать указания излишней, подробной информации. Если письмо составлено более чем на одной странице, то каждую из них нужно пронумеровать и поставить подпись.

Стиль написания и оформления документа – исключительно официальный, деловой. Подобное письмо подтверждает не исполнение обязательства, а намерение его исполнить, поэтому в тексте должны отсутствовать двусмысленные, нечеткие формулировки и определения.

Рекомендуется составлять гарантийное письмо на фирменном бланке компании – так оно вызовет у адресата больше доверия. Но можно составлять данные документы и на стандартных листах формата А4.

Дальнейшая работа с гарантийным письмом

Такие письма необходимо составить в двух экземплярах – для обоих участников договоренности. Каждый экземпляр следует зарегистрировать в журнале входящей/исходящей корреспонденции.

Документ отправляется по почте заказным письмом. После отправки адресант лишается возможности отменить сроки, указанные в гарантийном письме.

Внимание! Если адресант принял решение отозвать гарантийное письмо, сделать это необходимо сразу же, в кратчайшие сроки – до того момента, как документ попадет к адресату или как последний выполнит по нему те или иные процедурные действия. При возникновении конфликтных ситуаций придется обращаться в суд.

Лицо, которое получило такое письмо, может согласиться на условия, выполнить их. Подобного ответа получателя достаточно для заключения договора. В результате действия гарантийного письма и ответа его получателя возникает правовое действие, аналогичное по юридической силе оформлению договора. При этом даже при наличии гарантийного письма стороны могут заключить стандартный договор с двумя подписями сторон.

Образцы гарантийных писем

Гарантийные письма об оплате:

Гарантийные письма о трудоустройстве:

Гарантийные письма о работе с товарами:

Другие примеры гарантийных писем:

Поделитесь с друзьями:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
Юлия Громовенко

Юлия Громовенко

Практикующий юрист. Выпускница Кафедры коммерческого права и основ правоведения Юридического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова

Комментариев: 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Back To Top