Гарантийное письмо – обязательство лица выполнить условия договора перед другим лицом. Есть письма о выполнении работ, отгрузке и о поставке товара, оказании тех или иных услуг. В законодательстве РФ отсутствуют правила, регламентирующие составление таких документов. Необходимо придерживаться норм делопроизводства и использовать при составлении текста конкретные, однозначные формулировки. Рассмотрим, как написать гарантийное письмо.
Основные положения
Гарантийное письмо – вид деловой переписки между юрлицами. Документ в письменной форме подтверждает намерение адресанта выполнить обязательства, условия в заранее определенные сроки и в запрашиваемых стороной объемах. Подобное подтверждение используется, если стандартной договоренности недостаточно. Также обычно гарантийное письмо применяется, если заключение стандартного договора по каким-либо причинам нецелесообразно.
Однако есть и минусы:
- рассматриваемые письма – небольшие по объему документы, поэтому подробно описать все условия, права и обязательства не получится;
- процедуры, порядок действий и иные аналогичные моменты не прописываются;
- не всегда указывается конкретная ответственность сторон.
Договорные отношения, возникшие после написания гарантийных писем, правомерны, однако могут возникнуть спорные ситуации, которые потребуют обращения в суд.
Разновидности гарантийных писем
Виды таких документов зависят от сути обязательств, которые намерена исполнить компания.
Об оплате счета, задолженности
Подобные документы – наиболее распространенные. Гарантийное письмо от организации об оплате, образец которого представлен в конце статьи, свидетельствует о том, что компания приняла на себя обязательство по оплате товаров, услуг или задолженности в определенные сроки.
Письма о погашении долга могут составляться как при наличии, так и при отсутствии задолженности – например, если для бесперебойной работы компании нужно купить сырье, однако на текущий момент у нее не хватает финансовых возможностей для его оплаты.
Об отгрузке товаров, оказании услуг, проведении работ
Такое письмо устанавливает намерение компании отгрузить товар, выполнить работы, Услуги. В документе необходимо указать объект поставки, конкретную услугу, а также дату выполнения обязательства. Некоторые дополнительно указывают в письме ответственность за невыполнение обязательств, срывы сроков – например, штрафные санкции или пени.
О приеме на работу
Это официальное письмо содержит гарантию оформления трудового договора работодателя с будущим подчиненным. Обычно оно составляется для подачи документов в ФМС для лиц-мигрантов.
Также нередко гарантийное письмо работодателя о приеме на работу необходимо для тех заключенных, которые отбыли 2/3 срока своего наказания и просят освободить их досрочно. Поиск трудоустройства, запрос документов организуется через центр занятости населения.
В письме необходимо указать согласие работодателя на принятие на работу сотрудника, готовность обеспечить его конкретной должностью. Также рекомендуется прописать трудовые, социальные и прочие гарантии, которые получит подчиненный.
На юридический адрес
Юридический адрес компании – адрес нахождения ее руководителя. Данные сведения указываются в заявлении P11001 и в дальнейшем будут проверяться сотрудниками ФНС. До создания компании фактического адреса у нее еще не существует. Учредители только гарантируют тот факт, что после регистрации ООО отделение компании будет функционировать по адресу, который указан в заявлении. Для бизнеса арендуют нежилое помещение, однако нельзя оформить арендный Договор с не существующей в действительности компанией.
Достоверность юридического адреса подтверждается так: собственник помещения пишет гарантийное письмо о том, что он предоставляет учредителю юридический адрес. В дальнейшем сотрудник налоговой инспекции звонит по указанному в документе номеру. Если он не получит ответ или подтверждение гарантии от собственника помещения, то указанный в письме адрес будет признан недостоверным, и заявитель получит отказ в регистрации компании.
Как написать гарантийное письмо
Единого образца для составления этого документа нет. Однако в письме необходимо в обязательном порядке указать следующие сведения:
- название, реквизиты организаций – участников договоренности;
- дата написания текста;
- № исходящего документа;
- название документа (можно сразу указывать тему письма без заголовка «гарантийное письмо»);
- описание обязательств, основания для их появления, срок осуществления взятых на себя обязательств;
- реквизиты расчетного счета;
- ссылка на договор;
- сумма штрафа при нарушении взятых на себя обязательств (опционально);
- подпись руководителя, иного уполномоченного сотрудника;
- печать компании при ее наличии.
В зависимости от вида гарантийного письма может возникнуть необходимость указать дополнительные сведения. Так, в письме о предоставлении юридического адреса собственник помещения должен прописать:
- полный и подробный адрес коммерческого помещения (в том числе почтовый индекс, населенный пункт);
- характеристики помещения – площадь, этажность и т. д.;
- полные ФИО руководителя, наименование еще не зарегистрированной компании;
- сведения о себе, актуальные контактные данные, по которым с ним свяжутся сотрудники ФНС;
- гарантия оформления арендного договора после регистрации ООО;
- ссылка на прикладываемый документ о праве собственности на помещение (выписка из ЕГРН, копия свидетельства).
В письмах на оплату услуг, работ, товаров, задолженностей должны быть подписи как руководителя или должностного лица (адресанта), так и главного бухгалтера или финансового директора.
Необходимо избегать указания излишней, подробной информации. Если письмо составлено более чем на одной странице, то каждую из них нужно пронумеровать и поставить подпись.
Стиль написания и оформления документа – исключительно официальный, деловой. Подобное письмо подтверждает не исполнение обязательства, а намерение его исполнить, поэтому в тексте должны отсутствовать двусмысленные, нечеткие формулировки и определения.
Рекомендуется составлять гарантийное письмо на фирменном бланке компании – так оно вызовет у адресата больше доверия. Но можно составлять данные документы и на стандартных листах формата А4.
Дальнейшая работа с гарантийным письмом
Такие письма необходимо составить в двух экземплярах – для обоих участников договоренности. Каждый экземпляр следует зарегистрировать в журнале входящей/исходящей корреспонденции.
Документ отправляется по почте заказным письмом. После отправки адресант лишается возможности отменить сроки, указанные в гарантийном письме.
Лицо, которое получило такое письмо, может согласиться на условия, выполнить их. Подобного ответа получателя достаточно для заключения договора. В результате действия гарантийного письма и ответа его получателя возникает правовое действие, аналогичное по юридической силе оформлению договора. При этом даже при наличии гарантийного письма стороны могут заключить стандартный договор с двумя подписями сторон.
Образцы гарантийных писем
Гарантийные письма об оплате:
Гарантийные письма о трудоустройстве:
- о приеме на работу – образец;
- о приеме на работу для УДО – пример составления.
Гарантийные письма о работе с товарами:
Другие примеры гарантийных писем:
- о предоставлении адреса юрлицу – примерный образец написания;
- о завершении ремонтных работ – образец;
- на практику студента – пример составления;