Автор статьи: Юлия Громовенко
Юрист практик и автор 445 статей на сайте

Электронные трудовые книжки: что нужно знать работодателю и работнику

Электронные трудовые книжкиЭлектронные трудовые книжки не предусматривают бумажного носителя – они сформированы в цифровом формате. Такие документы появятся с 2020 года и не будут привязаны к месту проживания и работы человека. Рассмотрим, что такое электронная трудовая книжка и что делать кадровику по новому закону.

Основные сведения

Электронная трудовая книжка – электронный документ, содержащий сведения о трудоустройстве и увольнении подчиненного. Документ хранится в отдельном информационном ресурсе ПФР.

Электронная трудовая книжка содержит в себе всю информацию, которая вписывалась в бумажный вариант документа:

  • сведения о подчиненном;
  • дата трудоустройства, перевода на иную должность, увольнения;
  • адрес трудоустройства;
  • разновидность кадрового мероприятия (трудоустройство, увольнение, перевод);
  • должность, профессия, специализация, квалификация подчиненного, подразделение;
  • вид профессиональных обязанностей;
  • дата, № и вид документа;
  • причины для аннулирования трудового договора.

К плюсам электронных книжек относятся следующие:

  • безопасность сохранности информации: выход из строя или взлом с изменением или удалением данных в системе ПФР невозможен, поскольку сведения хранятся в распределенных системах баз данных;
  • быстрый доступ подчиненных к сведениям о своей работе;
  • исключение ошибок, недостоверной информации о работе подчиненного;
  • удобное оформление дистанционного приема на работу;
  • минимизация трат на покупку, заполнение и хранение книжек, по сравнению со стандартным форматом;
  • дистанционное оформление пенсионных выплат по лицевому счету (подтверждающие документы человеку предоставлять не потребуется);
  • оказание государственных услуг по данным электронного документа;
  • ускоренная обработка данных о работе подчиненного работодателями и госорганами.

Органы ПФР получают возможности для усиленного контроля над корректностью оформления кадровых изменений.

Когда появятся новые трудовые книжки

Перевод на новый формат осуществляется с 1 января 2020 года. Для уже трудоустроенных людей переход будет исключительно по согласию подчиненных.

При необходимости подчиненный вправе запросить бумажную выписку о своей трудовой занятости. Получить документ можно через текущего или бывшего работодателя, ПФР или МФЦ. Есть возможность получить электронную выписку, воспользовавшись сайтом ПФР или порталом госуслуг.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться по номерам телефонов:
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонив по номерам телефонов:

Если человек впервые трудоустраивается на работу в 2021 году, то его книжка изначально будет электронной.

Обязанности работодателей

С 01.01.2020 работодатели каждый месяц должны подавать в ПФР информацию о трудовой занятости подчиненных – до 15 числа месяца, который следует за отчетным. На основе этих сведений будут создаваться электронные книжки.

Внимание! С 01.01.2021 информация в случае трудоустройства или увольнения направляется в ПФР не позднее рабочего дня, который следует за днем трудоустройства или увольнения.

Потребуется выделить в штате подчиненного, в обязанности которого будет входить предоставление сведений в ПФР о работе сотрудников, формирование электронных документов для них.

Если книжка заполняется и хранится в электронном формате, то при приеме на работу человек должен предоставить новому работодателю электронную книжку с цифровой подписью или документ в распечатанном формате. Далее работодатель перенесет сведения в систему кадрового учета. При увольнении подчиненный получит информацию о своей работе в электронном или в бумажном формате.

Уведомление подчиненных

Работодателям необходимо направить подчиненным письменное уведомление о том, что в законодательстве произошли определенные изменения и что сотрудники вправе сохранить книжку в бумажном формате. Желательно проинформировать подчиненных с нововведением под роспись.

Уведомления необходимо предоставить подчиненным до 30 июня 2020 года. Закон устанавливает такой срок для того, чтобы у уполномоченных лиц было время на изучение новых тонкостей по ведению электронных документов.

Каждый подчиненный после получения уведомления должен решить, отказаться ли от книжки в бумажном варианте или сохранить ее. Принять решение необходимо с 1 июля до 31 декабря 2020 года, отразив его в заявлении, форму которого работодатель должен подготовить заранее.

Далее работодатель информирует ПФР о том, какую форму документа выбрал сотрудник его компании.

Если подчиненный планирует сохранить стандартную книжку, то в будущем он сможет от нее отказаться, а работодатель одновременно начнет вести электронный документ. Если сотрудник выберет электронную книжку, то перейти на бумажную уже не получится.

Тем работникам, которые отказались от бумажных книжек, документы выдадут в январе 2021 года. Необходимо сохранить бумажный вариант документа, поскольку в нем содержится информация о занятости человека до 2020 года. Электронная версия отражает сведения с 2020 года.

Внимание! Если подчиненный не направит заявление до конца 2020 года, то кадровики предприятия продолжат заполнять и хранить бумажный документ наряду с электронным.

При этом конечных сроков ведения бумажной книжки не установлено – заполнять их и хранить будут столько времени, сколько потребуется.

Порядок действий для работодателей

  • Необходимо проверить, соответствуют ли номера приказов в базе 1C оригиналам приказов в бумажном формате. Так, если СНИЛС содержит информацию о фамилии подчиненного с буквой Е, а в паспорте указана буква Ё, то при отсутствии корректировок трудовая книжка и индивидуальный счет в ПФР будут оформлены на двух разных личностей.
  • При наличии в компании льготных должностей потребуется привести их наименование в соответствии с профессиональными стандартами и справочниками.
  • В системе ПФР необходимо зарегистрировать работников с иностранным гражданством. Иностранцы не могут получать трудовую пенсию по старости, однако на них так же оформляются трудовые книжки.
  • При необходимости нужно изменить положения коллективных договоров, местных нормативных актов и соглашений, а также установить новый порядок ведения документооборота.

Правила заполнения новых форм

СЗВ-ТД

Работодатель будет заполнять эту форму на всех подчиненных, с которыми трудовые отношения действуют или уже отсутствуют. В 2020 году эту форму необходимо предоставлять ежемесячно до 15 числа того месяца, который следует за отчетным. Она составляется на подчиненных, в отношении которых проведены кадровые мероприятия в течение месяца. Можно предоставлять документ в бумажном или электронном формате.

Увольнения и трудоустройства необходимо оформлять в срок – нанять подчиненного на работу задним числом нет возможности.

СЗИ-ТД

Эта форма содержит сведения о работе подчиненных в течение всего их трудоустройства. Она формируется в соответствии с приказами и иными документами кадрового учета.

Работодатель обязан предоставлять эту форму подчиненному по его запросу или при уходе с работы – в бумажном или электронном формате.

Полезные ссылки для кадровиков:

Особенности и нюансы

Работодатель столкнется с официальным предупреждением от уполномоченных органов и с другими видами наказания:

  • за несвоевременное заполнение трудовой книжки или задержку направления информации о работе подчиненного при его уходе с работы в ПФР;
  • за неправильные, ошибочные, не соответствующие закону формулировки о причинах аннулирования трудового договора;
  • за несвоевременное предоставление или предоставление недостоверных сведений в ПФР.

Если подчиненный по вине работодателя столкнулся с проблемами при последующем устройстве на работу, то виновный должен выплатить ему усредненный заработок за период вынужденного прогула.

Заключение

С 2020 года начинается переход на электронные книжки, содержащие всю информацию о трудовой занятости граждан РФ. Работодателю следует под роспись проинформировать сотрудников о новом законе.

Если подчиненный выберет традиционный вариант документа, то работодатель будет заполнять и хранить бумажную и электронную книжку вместе. При получении бумажной книжки необходимо ее сохранить, так как она содержит в себе информацию о трудоустройстве до 2020 года. При первом трудоустройстве человека с 2021 года трудовая книжка оформляется и ведется только в новом формате.

Оставьте комментарий