skip to Main Content

Электронные трудовые книжки: что нужно знать работодателю и работнику

  • Обновлено: Март, 2020
  • 123

Электронные трудовые книжкиЭлектронные трудовые книжки не предусматривают бумажного носителя – они сформированы в цифровом формате. Такие документы появятся с 2020 года и не будут привязаны к месту проживания и работы человека. Рассмотрим, что такое электронная трудовая книжка и что делать кадровику по новому закону.

Основные сведения

Электронная трудовая книжка – электронный документ, содержащий сведения о трудоустройстве и увольнении подчиненного. Документ хранится в отдельном информационном ресурсе ПФР.

Электронная трудовая книжка содержит в себе всю информацию, которая вписывалась в бумажный вариант документа:

  • сведения о подчиненном;
  • дата трудоустройства, перевода на иную должность, увольнения;
  • адрес трудоустройства;
  • разновидность кадрового мероприятия (трудоустройство, увольнение, перевод);
  • должность, профессия, специализация, квалификация подчиненного, подразделение;
  • вид профессиональных обязанностей;
  • дата, № и вид документа;
  • причины для аннулирования трудового договора.

К плюсам электронных книжек относятся следующие:

  • безопасность сохранности информации: выход из строя или взлом с изменением или удалением данных в системе ПФР невозможен, поскольку сведения хранятся в распределенных системах баз данных;
  • быстрый доступ подчиненных к сведениям о своей работе;
  • исключение ошибок, недостоверной информации о работе подчиненного;
  • удобное оформление дистанционного приема на работу;
  • минимизация трат на покупку, заполнение и хранение книжек, по сравнению со стандартным форматом;
  • дистанционное оформление пенсионных выплат по лицевому счету (подтверждающие документы человеку предоставлять не потребуется);
  • оказание государственных услуг по данным электронного документа;
  • ускоренная обработка данных о работе подчиненного работодателями и госорганами.

Органы ПФР получают возможности для усиленного контроля над корректностью оформления кадровых изменений.

Наши эксперты знают ответ на Ваш вопрос
Хотите решить свою проблему? Бесплатно проконсультируйтесь у нашего юриста по форме или по номерам телефонов:

Когда появятся новые трудовые книжки

Перевод на новый формат осуществляется с 1 января 2020 года. Для уже трудоустроенных людей переход будет исключительно по согласию подчиненных.

При необходимости подчиненный вправе запросить бумажную выписку о своей трудовой занятости. Получить документ можно через текущего или бывшего работодателя, ПФР или МФЦ. Есть возможность получить электронную выписку, воспользовавшись сайтом ПФР или порталом госуслуг.

Если человек впервые трудоустраивается на работу в 2021 году, то его книжка изначально будет электронной.

Обязанности работодателей

С 01.01.2020 работодатели каждый месяц должны подавать в ПФР информацию о трудовой занятости подчиненных – до 15 числа месяца, который следует за отчетным. На основе этих сведений будут создаваться электронные книжки.

Внимание! С 01.01.2021 информация в случае трудоустройства или увольнения направляется в ПФР не позднее рабочего дня, который следует за днем трудоустройства или увольнения.

Потребуется выделить в штате подчиненного, в обязанности которого будет входить предоставление сведений в ПФР о работе сотрудников, формирование электронных документов для них.

Если книжка заполняется и хранится в электронном формате, то при приеме на работу человек должен предоставить новому работодателю электронную книжку с цифровой подписью или документ в распечатанном формате. Далее работодатель перенесет сведения в систему кадрового учета. При увольнении подчиненный получит информацию о своей работе в электронном или в бумажном формате.

Уведомление подчиненных

Работодателям необходимо направить подчиненным письменное уведомление о том, что в законодательстве произошли определенные изменения и что сотрудники вправе сохранить книжку в бумажном формате. Желательно проинформировать подчиненных с нововведением под роспись.

Уведомления необходимо предоставить подчиненным до 30 июня 2020 года. Закон устанавливает такой срок для того, чтобы у уполномоченных лиц было время на изучение новых тонкостей по ведению электронных документов.

Каждый подчиненный после получения уведомления должен решить, отказаться ли от книжки в бумажном варианте или сохранить ее. Принять решение необходимо с 1 июля до 31 декабря 2020 года, отразив его в заявлении, форму которого работодатель должен подготовить заранее.

Далее работодатель информирует ПФР о том, какую форму документа выбрал сотрудник его компании.

Если подчиненный планирует сохранить стандартную книжку, то в будущем он сможет от нее отказаться, а работодатель одновременно начнет вести электронный документ. Если сотрудник выберет электронную книжку, то перейти на бумажную уже не получится.

Тем работникам, которые отказались от бумажных книжек, документы выдадут в январе 2021 года. Необходимо сохранить бумажный вариант документа, поскольку в нем содержится информация о занятости человека до 2020 года. Электронная версия отражает сведения с 2020 года.

Внимание! Если подчиненный не направит заявление до конца 2020 года, то кадровики предприятия продолжат заполнять и хранить бумажный документ наряду с электронным.

При этом конечных сроков ведения бумажной книжки не установлено – заполнять их и хранить будут столько времени, сколько потребуется.

Порядок действий для работодателей

  • Необходимо проверить, соответствуют ли номера приказов в базе 1C оригиналам приказов в бумажном формате. Так, если СНИЛС содержит информацию о фамилии подчиненного с буквой Е, а в паспорте указана буква Ё, то при отсутствии корректировок трудовая книжка и индивидуальный счет в ПФР будут оформлены на двух разных личностей.
  • При наличии в компании льготных должностей потребуется привести их наименование в соответствии с профессиональными стандартами и справочниками.
  • В системе ПФР необходимо зарегистрировать работников с иностранным гражданством. Иностранцы не могут получать трудовую пенсию по старости, однако на них так же оформляются трудовые книжки.
  • При необходимости нужно изменить положения коллективных договоров, местных нормативных актов и соглашений, а также установить новый порядок ведения документооборота.

Правила заполнения новых форм

СЗВ-ТД


Работодатель будет заполнять эту форму на всех подчиненных, с которыми трудовые отношения действуют или уже отсутствуют. В 2020 году эту форму необходимо предоставлять ежемесячно до 15 числа того месяца, который следует за отчетным. Она составляется на подчиненных, в отношении которых проведены кадровые мероприятия в течение месяца. Можно предоставлять документ в бумажном или электронном формате.

Увольнения и трудоустройства необходимо оформлять в срок – нанять подчиненного на работу задним числом нет возможности.

СЗИ-ТД


Эта форма содержит сведения о работе подчиненных в течение всего их трудоустройства. Она формируется в соответствии с приказами и иными документами кадрового учета.

Работодатель обязан предоставлять эту форму подчиненному по его запросу или при уходе с работы – в бумажном или электронном формате.

Полезные ссылки для кадровиков:

Особенности и нюансы

Работодатель столкнется с официальным предупреждением от уполномоченных органов и с другими видами наказания:

  • за несвоевременное заполнение трудовой книжки или задержку направления информации о работе подчиненного при его уходе с работы в ПФР;
  • за неправильные, ошибочные, не соответствующие закону формулировки о причинах аннулирования трудового договора;
  • за несвоевременное предоставление или предоставление недостоверных сведений в ПФР.

Если подчиненный по вине работодателя столкнулся с проблемами при последующем устройстве на работу, то виновный должен выплатить ему усредненный заработок за период вынужденного прогула.

Заключение

С 2020 года начинается переход на электронные книжки, содержащие всю информацию о трудовой занятости граждан РФ. Работодателю следует под роспись проинформировать сотрудников о новом законе.

Если подчиненный выберет традиционный вариант документа, то работодатель будет заполнять и хранить бумажную и электронную книжку вместе. При получении бумажной книжки необходимо ее сохранить, так как она содержит в себе информацию о трудоустройстве до 2020 года. При первом трудоустройстве человека с 2021 года трудовая книжка оформляется и ведется только в новом формате.

Комментариев: 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Back To Top