Акт о порче имущества — как написать, примеры образцов

Любое имущество подвержено изнашиванию, а также непреднамеренной или целенаправленной порче. В последнем случае оформляется акт о порче имущества. На основе этого документа будут проводиться ремонт имущества, его списание, привлечение виновника к ответственности. Рассмотрим правила составления и хранения акта в организации.

Акт о порче имущества – первичный документ компании, который подтверждает наличие ущерба имуществу. В дальнейшем согласно ему проводится ремонт имущества или признание его непригодным, если оно безнадежно испорчено.

На основе акта к человеку, который нанес имуществу ущерб, применяется дисциплинарное взыскание – например, замечание, выговор или увольнение. В тяжелых ситуациях возможна уголовная ответственность, особенно если удалось доказать наличие умысла. Также руководство компании вправе претендовать на возмещение ущерба.

Акт о порче собственности организации составляется в следующих случаях:

• в процессе грузоперевозки, погрузке и выгрузке вещей им был нанесен ущерб;
• интерьер, предметы мебели, приборы, техники компании были повреждены вследствие внутреннего потопа;
• сотрудники организации неправильно использовали имущество, что привело к его порче;
• клиент гостиницы вследствие неаккуратного обращения с мебелью и другими предметами нанес имуществу организации ущерб.

Имущество должно содержать явные признаки негативного воздействия – например:

• сколы, вмятины;
• царапины, грязь на стенах, разбитые окна в проемах;
• сгоревшая техника и другие следы нарушений технологии.

Имущество, которому был нанесен ущерб, должно находиться в руках не собственника – человека, который временно владел имуществом собственника согласно договору аренды, ссуды, оперативного управления, транспортировки груза, проведения ремонтных работ.

Если виновник отказывается возмещать ущерб, то собственник вправе обращаться с иском в суд. Перед этим необходимо обратиться к экспертной комиссии: специалисты определят сумму убытков, рыночную стоимость ремонта или замены имущества, после чего составят заключение. Его необходимо приложить к общему списку документов. Суд рассмотрит все обстоятельства дела и вынесет решение. Практика показывает, что во многих случаях истцам удается добиться удовлетворения своих требований.

Акт может составить любой сотрудник компании, чьи должностные полномочия это допускают – например, секретарь, руководитель отдела, Юрист или сотрудник, который несет материальную ответственность за вверенное ему имущество.

Акт следует составить на фирменном бланке предприятия или на листе A4, в письменном или печатном виде. Исключение – акт об ущербе собственности гостиницы: в такой ситуации сведения необходимо изложить на бланке № 9-Г, который разработан специально для подобных обстоятельств.

В акте указываются следующие сведения:

• наименование организации;
• город, дата составления;
• описание обстоятельств: кто, когда и какое имущество испортил, кто обнаружил данный факт, подлежит ли имущество восстановлению;
• причина нанесения ущерба имуществу (например, по неосторожности);
• свидетели случившегося с указанием их ФИО;
• сумма нанесенного компании ущерба – цифрами и прописью;
• должность, подпись, ФИО составителей акта.

В случае если поврежденных предметов несколько, рекомендуется указать их в табличной форме. Если составители документа не знают, кто именно нанес имуществу ущерб, это тоже нужно отразить в тексте.

В случае если внутренние нормативно-правовые документы компании указывают на необходимость использовать печать организации, то ее также нужно проставить в акте. Однако в целом это требование необязательное.

Акт составляется в двух экземплярах. Первый остается в компании и хранится в бухгалтерии: в дальнейшем он используется для выделения денежных средств на ремонт или для списания имущества. Второй направляется виновнику, действия которого привели к ущербу имущества. В то же время допускается составить и больше копий акта.

Если виновником выступает юридическое лицо, то акт необходимо направлять по месту регистрации. Найти его можно в ЕГРЮЛ, указав ИНН, ОГРН или название организации.

Если виновник – физическое лицо, то акт направляется по адресу его регистрации. Если ущерб имуществу произошел по вине госоргана, то документ необходимо отправить по его местонахождению, уточнить которое можно на сайте учреждения.

Полезные ссылки:

• образец акта о нанесении ущерба имуществу можно скачать по этой ссылке;
• общий бланк для заполнения выложен здесь;
• бланк акта о порче имущества в гостинице по форме №9-Г – ссылка.

Если у сотрудников есть какие-либо документы, подтверждающие нанесение ущерба имуществу, они прикладываются к акту.

После того как ремонт или выделение денежных средств, а также привлечение виновника к ответственности было проведено, акт направляется в архив организации. Минимальный срок его хранения – 3 года. По истечении этого времени акт можно уничтожить.

Если соседи сверху затопили квартиру, тоже составляется акт о порче имущества. Это обеспечит гарантию того, что виновники действительно оплатят расходы по ремонту и не откажутся от своих слов. Также в составлении акта должны участвовать свидетели и сотрудники управляющей компании. Акт необходимо оформить даже в том случае, если соседи отказываются возмещать ущерб и отрицают свою вину – в такой ситуации потребуется обращаться в суд.

Акт вместе с доказательствами (например, заключениями экспертов, записями от видеокамер) прикладывается к исковому заявлению.

Акт о порче груза при его транспортировке позволяет определиться с тем, как будет возмещаться ущерб – средствами страховой компанией или взысканием денег с виновника. Также документ нужен для бухучета убытков.

В документе необходимо отразить:

• наименование испорченного груза;
• описание товара;
• количество перевозимых товаров;
• сущность ущерба;
• упаковка, маркировка продукции, соблюдение правил и требований к упаковке;
• адрес поставки продукции, время;
• информация об участниках договора;
• состояние товара после его доставки с визуальной точки зрения;
• сумма понесенного ущерба.

Подобный документ оформляется в обязательном присутствии сотрудника, ответственного за доставку.

В ходе затопления, пожара, случайного или намеренного действия третьих лиц документы на предприятии могут прийти в негодность. Чтобы избежать административной ответственности при проверке и обнаружении факта отсутствия важных документов, руководство должно сразу же составить акт. Участниками комиссии выступают бухгалтер, юрист, сотрудники коммунальных и пожарных служб, руководитель отдела и т. д.

Если в ходе проведения работ – например, сотрудниками коммунальных служб при очищении крыш от снега – было испорчено имущество (вывеска, козырек и т. д.), то акт позволит владельцу получить компенсацию. В документе необходимо отразить, какие именно работы проводились, в какое время, кто был ответственным за проведение работ.