Какие справки выдаются при увольнении работника

Справки при увольнении работника в зависимости от категории выдаются по умолчанию или заявлению подчиненного. Если не оформить все положенные сотруднику документы в срок, то работодатель рискует столкнуться с административным штрафом.

Оформляемые при уходе подчиненного из компании справки делятся на обязательные и необязательные.

Обязательные справки

При увольнении подчиненный получает все личные документы:

• трудовая книжка;
• расчетный листок;
• справка о заработках по форме № 182н;
  
• копия сведений по форме СЗВ-М за работу с апреля 2016 года, а также по форме СЗВ-СТАЖ с января 2017 года;
• копия раздела 3 расчета по страховым взносам за работу с января 2017 года;
• оригиналы документов, которые подчиненный принес во время работы (медицинские заключения, сертификаты, дипломы).

Документы вручаются в последний день работы подчиненного. Также в этот же день необходимо рассчитаться с человеком.

Если в день увольнения подчиненный не имеет возможности получить справки, то работодателю нужно составить уведомление и попросить прийти за документами или разрешить отправить справки по почте. В последнем случае отправляется ценное письмо с описью вкладываемых документов.

Письмо нужно отправить по официальному адресу регистрации человека. Если его личная карточка содержит информацию о других адресах, следует дополнительно разослать письма и по ним.

Оформление документов

• Запись о прекращении действия договора в трудовой книжке ставится в соответствии с приказом об увольнении. Также необходимо указать статью ТК РФ. Например, если человек уходит из компании по собственному желанию, нужно указать, что трудовой Договор расторгается по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
• Расчетный листок выдается после того, как работодатель провел с подчиненным все расчеты. В документе прописываются данные о начислениях и удержаниях. Расчетный листок составляется по форме, разработанной и утвержденной конкретным работодателем.
• Справка о заработках и иных выплатах содержит информацию о подчиненном за текущий год, а также за 2 предыдущих года. В разделе 3 указываются сведения о выплатах, с которых начисленные взносы на материнство и временную утрату трудоспособности. В разделе 4 – количество календарных дней по временной утрате трудоспособности, декретному отпуску.
• Выписка из СЗВ-М оформляется подчиненному за последний месяц. Информация из отчета нужна для ПФР, чтобы принять решение об индексации пенсионных выплат. За предыдущие месяцы составлять выписку нет необходимости. Выписка из СЗВ-СТАЖ составляется за год, включая текущий.
• Из расчета по взносам подчиненному предоставляется раздел 3.
• Выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, а также расчет по взносам нужны для подтверждения стажа работы в компании.

Вышеперечисленные документы выдаются сотруднику в обязательном порядке, даже если от человека не поступало просьбы об этом.

Необязательные справки

Такие документы выдаются работодателем, если подчиненный направил соответствующее заявление.

К ним относятся следующие справки:

• справка 2-НДФЛ;
• справка об усредненном заработке для службы занятости;
• приказ об увольнении, переводе, премировании и другие документы, имеющие отношение к работе.

Также подчиненный может попросить составить справку с места работы (например, для получения визы) и справку второму родителю ребенка о том, что тот не оформлял пособие при рождении малыша или по уходу за ним.

Оформление документов

• Справка 2-НДФЛ составляется по доходам, которые получал подчиненный с 1 января до даты увольнения. Не нужно указывать в справке выходное пособие, с которого не нужно перечислять НДФЛ. Компенсация на неотгулянный отпуск имеет код 2013, часть пособия, подлежащего налогообложению, – 2014.
• Справку об усредненном заработке для службы занятости можно составить в свободной форме или по форме в соответствии с письмом Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5. Она составляется для того, чтобы сотрудники службы занятости рассчитали сумму пособия по безработице.
• Остальные документы (копия приказа о трудоустройстве, о переводе и т. д.) составляются в свободной или унифицированной форме с указанием обязательных реквизитов.

Справки, которые выдаются по запросу подчиненного, должны быть оформлены в течение 3 рабочих дней с момента получения от сотрудника заявления (по ТК РФ, ч. 1 ст. 65).

С подчиненного необходимо взять расписку о том, что при увольнении он действительно получил трудовую книжку, а также другие справки, выписки и копии. В дальнейшем наличие расписки предотвратит возможные претензии и разбирательства в суде. Можно предложить сотруднику расписаться в журнале учета оформленных документов.

Если работодатель не уложится в сроки выдачи документов, то уполномоченные органы при проверке могут назначить Штраф в 30-50 тысяч рублей. Штраф для ИП и директоров – 1-5 тысяч рублей. Проверка инициируется прокуратурой и трудовой инспекцией по заявлению подчиненного.